7 conseils pour organiser votre entreprise en 2021

J’avais déjà parlé de mon organisation quotidienne de maman solopreneure dans cet article, et des astuces pour gérer mon temps.

Vous êtes totalement désorganisé ? Vous rêvez que vos papiers soient parfaitement triés et faciles à trouver ? Vous cherchez des outils qui facilitent vos procédés ? Vous êtes submergés par des post-it à droite à gauche ? Vous ne savez plus où donner de la tête ?

Je peux intervenir au sein de votre entreprise pour vous aider à mettre en place une nouvelle organisation, mais vous pouvez d’ores et déjà suivre quelques conseils !

7 conseils pour organiser votre entreprise en 2021 !

Utilisez un agenda papier ou électronique

Ceci peut vous sembler évident d’utiliser un agenda. Mais c’est tellement important que je préfère le rappeler.

J’utilise mon semainier horizontal pour y noter de nombreuses informations. Dans cet article, je détaille pourquoi j’ai choisi ce format en particulier depuis des années.

Il ne bouge pas du bureau. Il reste ouvert à la semaine en cours, entre mon clavier et l’écran afin d’avoir une vue immédiate sur les RDV à venir et de pouvoir le mettre à jour quand j’en ai besoin. Mais j’utilise également Google Agenda lorsque je me déplace, et mets à jour le planner à mon arrivée.

Voici un agenda semainier horizontal 2021 identique au mien hormis la couverture. Dommage, il n’était pas sorti lorsque j’ai commandé le mien car je le trouve super joli. Mais l’intérieur possède aussi des intercalaires mensuels pour s’y retrouver facilement, et surtout grâce au fait qu’il soit imprimé horizontalement, il laisse beaucoup plus de place pour écrire que les agendas semainiers verticaux, c’est-à-dire en colonnes.

Utilisez Microsoft OneNote

Je prends des notes partout, tout le temps. Alors le petit carnet dans le sac, ou les post-it à la maison ça ne dure qu’un temps… Si vous ne savez plus quoi faire de vos notes, ou pire, que vous les perdez, Microsoft OneNote est votre ami.

Copiez et collez simplement vos notes dans des catégories pour vous y retrouver plus facilement. Vous pouvez même y glisser des fichiers sur chaque page à partir de votre disque dur, insérer des liens etc.

Mettez vos idées à plat une fois par mois

Réservez un jour par mois (ou chaque semaine si cela vous convient le mieux) pour réaliser un brainstorming. Les entrepreneurs ont toujours des millions d’idées qui bouillonnent dans la tête : nouveaux produits ou services à proposer, article de blog à créer, démarches administratives à ne pas manquer

En mettant vos idées sur le papier (et pas juste des notes vite faites comme ci-dessus), vous aurez l’esprit allégé et pourrez travailler plus sereinement. De là en découleront des listes de tâches efficaces à réaliser avant le mois suivant.

Malgré mon utilisation intensive de l’ordinateur, j’utilise toujours beaucoup le papier. J’ai opté pour un cahier génial. C’est un Rocketbook Panda Planner dans lequel je peux écrire puis numériser avec le téléphone. Il a la particularité d’être réutilisable donc pratique et économique ! Il s’utilise avec les stylos ou feutres effaçables Pilot Frixion et un chiffon, comme une ardoise.

Il utilise l’OCR (reconnaissance optique de caractères) pour transcrire les mots dans une note électronique et l’envoyer par e-mail, sur le cloud ou sur l’application de Rocketbook.

Rocketbook Panda Planner Utilisation

Suivi des dépenses et recettes

Jusqu’à peu, je ne prenais en compte que mes recettes. Je suis en microentreprise, et les dépenses professionnelles ne sont pas déductibles du chiffre d’affaires. Je ne m’enquiquinais donc pas à calculer mes notes de frais. Ce n’est donc pas obligatoire quand on a ce statut, mais c’est malgré tout très important, ne serait-ce que si vous voulez présenter une demande de prêt à la banque, vérifier si votre entreprise est rentable, ou anticiper des dépenses.

Vous pouvez utiliser la classique feuille Excel, mais moi je ne vois plus que par Jenji pour mon propre suivi de dépenses. Cette appli me suit partout, et me permet de scanner le moindre ticket de caisse, puis de générer un tableur pour la comptabilité. En effet, Jenji détecte automatiquement le nom du commerçant, la date d’achat, le total HT et TTC.

En plus des dépenses classiques (internet, frais kilométriques…) n’oubliez pas de prendre en compte l’achat de formations et autres supports culturels liés à votre activité (revue, livre…).

Retrouvez d’autres outils en ligne gratuits pour le télétravail.

Désencombrez votre espace de travail

conseils pour un bureau optimal

Avoir un espace de travail organisé augmentera votre productivité, réduira les distractions et diminuera votre niveau de stress. Je garde juste un pot avec quelques crayons, et une bannette pour le papier. Vous pouvez suivre les conseils de mon article 4 conseils pour optimiser et rendre votre bureau de secrétaire indépendante attrayant.

Epurer et désencombrer ne signifie pas avoir un bureau fade et triste. Ajoutez quelques touches de couleurs et un peu de décoration. Voici quelques idées :

Organisez vos fournitures de bureau

Rangez vos fournitures peu utilisées dans un rangement dédié

Il y a des fournitures que nous utilisons en permanence : stylo, fluo, correcteur… Et puis il y a celles qui sont indispensables, mais que nous utilisons que très peu, comme l’agrafeuse ou la perforatrice. 

Pour éviter que cela ne prenne trop de place sur le bureau, procurez-vous des bacs en plastique transparent pour ranger toutes ces fournitures. Si vous en avez de trop, vous pouvez opter pour une desserte à roulettes que vous garderez près du bureau.

Vérifiez le stock de vos fournitures régulièrement

Si vous consommez énormément de fournitures et papeterie, mieux vaut faire le point sur le stock régulièrement afin de ne pas être à court le moment venu. Il n’y a rien de plus rageant que d’être en panne d’agrafes quand on a des tonnes de dossiers à relier !

Désencombrez votre espace numérique

Créez un espace dédié pour vos fichiers professionnels. Si vous n’utilisez qu’un poste de travail, il est important de bien distinguer le pro du perso. Organisez les documents dans des dossiers par type. Par exemple, j’ai un dossier pour chacune de mes activités, dans lequel j’ai créé un dossier clients, un pour le blog etc.

Supprimez ou archivez les fichiers dont vous n’avez pas besoin. Et pensez à toujours sauvegarder à plusieurs endroits : cloud, SSD externe… On n’est jamais à l’abri d’une panne ou de piratage.

Tutoriel Transformez Le Bureau De Votre Ordinateur En Joli Organ

Et pour aller plus loin, vous pouvez jeter un oeil à mon tutoriel « transformez le bureau de votre ordinateur en joli organiseur de bureau » pour trier et organiser les icones de votre poste de travail.

Qu'as-tu mis en place pour
ta propre organisation ?

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