A l’instar de la réception des messages électroniques, la façon dont vous gérez l’envoi des emails et la fréquence à laquelle vous y répondez peuvent avoir des répercutions sur la gestion de votre temps et votre organisation si vous ne vous y prenez pas méthodiquement.
Que vous répondiez du tac au tac, ou que vous lisiez vos emails 1 fois par mois, vous pensez être efficace ? C’est ce que l’on va vérifier : faites le test !
Test :
comment je gère la rédaction et l'envoi des emails ?
- Je ne communique que par email.
- Je n'accorde aucune importance à la présentation, à la ponctuation, à l'aération du texte. J'écris souvent en bloc.
- Je mets en exergue 1/3 du texte par de la couleur, des mots en gras, soulignés... Il faut que ça saute aux yeux !
- Je mets toujours plus de destinataires en copie qu'il ne le faut "pour information", même s'ils ne sont pas directement concernés par le sujet.
- Dans l'urgence, même de courts échanges se font par email, aussi nombreux soient-ils.
- J'active automatiquement la demande d'accusé réception même si les échanges ont peu d'importance.
- L'objet contient la quasi totalité du message pour que le destinataire soit rapidement au courant du sujet.
- J'envoie des pièces jointes volumineuses et j'ai souvent des messages d'avertissement ou erreurs.
- Lorsque le message est urgent, je ne prends pas le temps de mettre d'objet.
Si vous vous retrouvez dans la majorité de ces affirmations, mieux vaut que vous revoyiez la façon dont vous rédigez et envoyez vos emails si vous voulez gagner en productivité.