LUNDI - JEUDI : 9h à 12h & 14h à 17h - vendredi : 9h à 12h
secrétaire indépendante : suivez efficacement le temps que vous mettez sur chaque mission

Suivre le temps que vous mettez pour chaque mission de télésecrétariat que l’on vous confit est important, à la fois pour :

  • avoir une idée du temps que vous mettez à chacune de vos prestations et ainsi organiser au mieux votre planning,
  • faciliter le chiffrage des devis car avouons-le au départ il n’est pas toujours évident de se projeter dans la durée de certaines missions bien spécifiques,
  • facturer au plus juste le temps écoulé, et ne pas oublier 10 minutes par-ci, 15 minutes par là qui à la fin peuvent se chiffrer en heures perdues non négligeables.

Que vous débutiez dans votre activité de secrétaire indépendante ou que vous soyez installée depuis plusieurs années, cela vous permet d’examiner vos processus et de vérifier que vous utilisez votre temps de la meilleure façon possible.

GUIDE :
Comment suivre le temps de vos missions de secrétaire indépendante ?

Qui a besoin de faire un suivi horaire ?

Toutes les secrétaires indépendantes qui facturent à l'heure

Si comme moi vous facturez à l’heure ou vendez des forfaits de secrétariat, vous devez savoir au jour le jour ce que dépensent vos clients dans vos prestations. Personnellement, j’ai abandonné les tarifs au détail pour ne vendre que des forfaits pour 2 raisons :

  • j’avais passé un temps monstre à calculer au plus juste des tarifs unitaires tels que la saisie d’un courrier simple, celle d’un devis, d’une relance téléphonique, et ce dans l’unique but d’être totalement transparente quant à mes tarifs. Finalement on ne m’a jamais demandé quoi que ce soit au détail, si ce n’est la saisie et mise en page d’un CV,
  • parce que même si j’étais censée facturer 4,50 € un courrier simple (soit environ 7 minutes de saisie), les échanges avec un client et le temps d’établir devis et facture s’élèvent à minimum 30 minutes, soit pour ma part 20 €.

Mes forfaits sont payés avant de commencer la mission. Ainsi, je déduis au fur et à mesure le temps que je passe pour pouvoir proposer un renouvellement lorsque les heures sont écoulées de façon à ne pas travailler dans le vide – et accessoirement éviter les impayés.

Si vous n'avez pas d'emploi du temps défini et que vous souhaitez mieux cadrer vos journées

Vous ne facturez peut-être pas à l’heure, et n’avez donc pas besoin de time tracker. Pourtant, il y a des jours où vous passez votre temps sur l’ordinateur, et malgré cela vous avez l’impression de ne rien avoir fait. Peut-être avez-vous passé un peu (ou beaucoup trop) de temps à vaquer sur le web ou sur d’autres activités non professionnelles.

Le suivi horaire peut vous aider à déterminer le temps que vous consacrez à chaque tâche. Ainsi, si vous êtes censée travailler 7 heures par jour mais que vous n’enregistrez que 30 minutes de mission pour un client, vous saurez que le reste n’est pas productif.

Si vous avez besoin d'un coup de pouce pour rester concentrée

Parfois l’envie est plus forte que la raison, et rester concentrée sur une mission devient impossible plus de 5 minutes d’affilée quand on pense à Facebook, Pinterest, Twitter… On se dit qu’on jette juste un coup d’oeil, et finalement 1h30 après on est toujours scotchée à l’un des réseaux sociaux… Je connais !

Pour remédier aux problèmes de concentration, appliquez la méthode POMODORO !

Comment faire le suivi horaire ?

Au départ alors que j’avais peu de clients, je notais le nombre d’heures passées pour chacun sur mon agenda. Pas très concluant, puisqu’il fallait que je revienne à chaque fois en arrière pour compter où j’en étais.

Par la suite, j’ai opté pour un suivi sur tableur, avec un calcul automatique du temps restant et du temps écoulé. C’était déjà beaucoup mieux, mais je ne m’étais pas bien organisée dès le départ car je devais copier/coller les tableaux chaque mois pour chaque client, supprimer le contenu pour repartir à zéro. Bref ça aurait pu être efficace mais je n’avais pas trop réfléchi à certaines problématiques. De plus, c’était assez pénible de convertir des heures pour tomber sur des totaux corrects : 1h30 en 1,5 par exemple. Bref, on peut le dire : ça m’a pris le chou !

Jusqu’à ce fameux jour où j’ai découvert…

Toggl, mon time tracker qui m'a sauvé la vie !

  • Toggl est gratuit

    Il existe des versions payantes avec de nombreuses options comme la facturation notamment, mais j'utilise la gratuite qui me convient parfaitement. Je n'éprouve pas le besoin de payer pour avoir plus.

  • Toggle est simple d'utilisation

    Il est en anglais certes, mais très compréhensible. Il permet d'activer et désactiver la minuterie en un seul clic dès que je commence une tâche, de l'attribuer à un client et même à un projet spécifique. Vous pouvez ainsi cumuler tout votre travail dans une même application, sans avoir à trier : il suffit de cliquer et choisir le client, that's all folks !

  • Créez des rapports avec Toggl

    Au moment de la facturation, vous pouvez éditer un rapport d'activité très détaillé pour chacun de vos clients. Par exemple si l'un d'eux vous a confié 3 missions différentes, chacune sera mentionnée, avec les dates et le temps passé dessus. Vous pouvez éditer des rapports pour vous-même de façon à savoir ce qui vous prend le plus de temps, quel client vous fait le plus travailler, quels jours etc. Ainsi, il est plus facile de vous organiser.

  • Toggl sur le cloud, ou sur vos appareils

    Jusqu'à présent, Toggl était disponible uniquement via son site internet ou depuis l'application mobile. Cela impliquait de ne pas fermer le navigateur internet, ou d'avoir son téléphone portable pas loin, de penser à l'allumer mais aussi à l'éteindre ! Depuis peu, Vous pouvez télécharger "Toggl for desktop". Je l'ai configuré de façon à ce qu'il se lance au démarrage de mon ordinateur, qu'il m'alerte à intervalles réguliers pour activer/désactiver le tracking. Bref, depuis je revis ! Et surtout je n'oublie plus de comptabiliser aucune tâche, même celle qui me prend 3 minutes !

  • Ajoutez une équipe sur Toggl

    Si vous êtes plusieurs à travailler sur un même projet, vous pouvez tout à fait ajouter des membres en créant une équipe, et ainsi suivre l'avancée de chacun en temps réel.
    De la même façon, si un client souhaite avoir un suivi, vous pouvez l'inclure en tant que membre. Mais honnêtement, le jour où on me demande d'épier mes faits et gestes, c'est que la confiance n'y est plus, et c'en sera la fin de la collaboration. Donc attention aux limites de votre indépendance 😉