Vous avez l’impression de passer vos journées les yeux sur votre messagerie, d’entendre des notifications toutes les 5 minutes. Et cela vous dérange à chaque fois. Vous constatez que vous n’êtes plus efficace dans votre travail car vous ne faites plus que ça.
Vous allez dire que je me répète, mais il est vraiment indispensable de définir des horaires pour consulter et répondre aux emails afin d’être plus productif.
Planifiez et organisez votre messagerie
Ça n’a peut-être l’air de rien, mais à l’heure où l’information aussi importante soit-elle circule non-stop sur le net, ce changement va être radical aussi bien pour vous que pour vos contacts. Il est donc nécessaire de les prévenir préalablement que vous revoyez votre façon de gérer vos emails, et qu’ils ne s’étonnent pas de ne pas avoir de réponse immédiate.
Vous pouvez au départ doubler l’annonce par un message automatique avec la même information, et le préciser dans votre signature. Ils ne pourront pas dire qu’ils n’auront pas été prévenus !
Il est important de préciser à vos contacts qu’en cas d’urgence, vous êtes joignable par téléphone ou tout autre moyen de communication. Attention toutefois aux personnes qui en abusent !
Vous constaterez dans les premiers temps qu’il est loin d’être facile de se fixer des moments précis pour consulter les messages, et de s’y tenir. C’est un peu comme le sevrage de la cigarette : c’est un mal pour un bien.
La fréquence de consultation des emails dépend de votre activité bien entendu, mais ça ne veut pas dire que vous ne pouvez pas appliquer cette méthode.
A contrario, ne consulter qu’une fois par jour sa boite mail est peut-être trop peu. Ne tombez pas dans les extrêmes.
Il y a aussi des périodes dans la semaine, le mois ou l’année qui nécessitent d’être réactif plus que d’habitude (avant le week-end, périodes de fêtes, fin de mois pour la déclaration URSSAF…). L’idée ici est de vous adapter à la situation, et de ne surtout pas insister si cela ne vous convient pas en augmentant ou réduisant la fréquence de vérification des messages.