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Pourquoi et comment définir le profil du client client idéal de la secrétaire indépendante ?

En devenant secrétaire indépendante, vous rêviez du travail idéal : un minimum de contraintes, des missions que vous choisissez, et surtout des clients parfaits en tous points.

Mais avant de vous lancer les yeux fermés, vous devez réaliser une étude de marché afin de déterminer si votre projet est viable, quelle est la concurrence, quels sont les besoins, dans quels secteurs, quelles régions, etc. Cela vous amènera à réfléchir au profil de la clientèle avec laquelle vous voulez travailler. Ça ne sert à rien de viser tout et n’importe quoi de peur de passer à côté d’une opportunité. L’important est de bien cibler car

vouloir plaire à tout le monde c'est ne plaire à personne !

Quel est le client idéal d'une secrétaire indépendante ?

Concrètement, c’est le client de vos rêves. C’est quelqu’un qui rassemblera un maximum des vos critères. Dans mon cas, c’est Cricri Grey (si on n’a pas un minimum d’ambitions, on n’avance à rien, donc autant viser haut 🙂 )

En revanche il est utopique de penser que chaque client avec lequel vous travaillerez aura toutes les caractéristiques, mais il doit en avoir suffisamment pour que ça matche.

Pourquoi déterminer un profil du client parfait ?

Ne pas définir vos personas, c’est risquer de travailler avec des clients avec lesquels ça ne passe pas. Si tel est le cas, non seulement vous n’appréciez pas la mission, mais cela peut amener à réaliser un travail bâclé, des tensions peuvent apparaître au risque de devoir mettre fin à cette collaboration.

VOUS ÊTES PROFESSIONNELLE : vous devez faire tout votre possible pour que cela n’arrive pas.

Pour épurer les demandes

Préparez quelques questions pour anticiper les demandes des clients :

  • soit à l’aide d’une fiche à disposition près de votre téléphone (si vous êtes nomade, gardez toujours un carnet de notes dans votre sac),
  • soit intégrées au formulaire de contact de votre site web : vous pouvez rajouter des champs à la main si vous utilisez un plugin comme ContactForm7 si vous êtes sur WordPress, ou bien intégrer un outil comme Typeform.

Cela vous permettra d’épurer et de gagner un temps précieux. Je vous souhaite de crouler rapidement sous les demandes de missions 🙂

Quelles questions poser ?

N’assommez pas le client de tonnes de questions. Il risquerait de trouver cela intrusif, et avouons-le : on trouve cela pénible de répondre à des questionnaires interminables !

Les questions basiques :

  • nom/entreprise,
  • email et/ou téléphone,
  • demande.

A celles-ci n’ajoutez que 2-3 champs de plus – à adapter suivant vos besoins, exemples :

  • site web : s’il est à jour vous y en apprendrez beaucoup. N’oubliez pas de jeter un oeil sur les mentions légales,
  • situation géographique : si vous ne travaillez qu’en local cela ne sert à rien de passer du temps sur une demande située à 500 km,
  • secteur d’activité : si vous visez uniquement les professions juridiques, un maçon n’entrera pas dans vos critères,
  • pourquoi choisir une télésecrétaire plutôt que d’embaucher ?
  • comment vous a-t-il trouvée ? Très important pour optimiser votre référencement !
  • poste dans l’entreprise/est-il décisionnaire ?
  • temps de mission estimé/récurrence,
  • budget

Je le répète : ne le bombardez pas de questions, choisissez celles qui vous paraissent importantes, et gardez les autres pour un prochain échange.

Et si le profil du prospect ne convient pas ?

Si vous recevez un mail dont la demande ne semble pas correspondre, ne faites pas une croix dessus trop vite. Parfois le client n’est pas très clair dans son message, ou n’explique pas exactement ses besoins. Peut-être que lui ou vous-même pouvez faire quelques concessions sans conséquence.

Si vraiment ça ne peut pas coller, vous pouvez :

  • lui enseigner une autre télésecrétaire qui conviendrait mieux,
  • lui expliquer simplement que vous n’êtes pas la bonne personne pour ce type de mission : pas la peine de trop vous étaler non plus, vous n’avez de compte à rendre à personne, ne l’oubliez pas 😉

Pour faciliter votre marketing

Plus vous en savez sur les personnes qui vous contactent, mieux vous pouvez adapter votre marketing et ainsi faciliter votre prospection et votre référencement.

Vous pouvez mettre en place une stratégie de contenu : vous n’interviendrez pas de la même façon si vous échangez sur LinkedIn avec des professionnels qui ont entre 35-50 ans, et sur Facebook ou l’ambiance est plus relâchée. Optez pour des sujets qui intéressent réellement vos clients.

Apportez des améliorations à votre site grâce aux statistiques de visites : adaptez vos textes au langage de votre persona pour améliorer votre référencement naturel (exemple : tous les professionnels cherchant une secrétaire à distance pour prendre leurs RDV ne connaissent pas forcément l’expression « permanence téléphonique« ). Revoyez si nécessaire la structure de votre site : l’arborescence n’est peut-être pas optimale. Il se peut que le client ne trouve pas l’information de suite et abandonne la visite avant de vous avoir contactée.

Pour mieux répondre à un besoin, à un appel à l’aide

A la rescousse !

Votre client est en galère, il est face à une problématique dont il n’a pas la solution, et il met toute sa confiance en vous pour la trouver. Vous êtes sa roue de secoursMieux vous connaîtrez votre client, mieux vous le soulagerez. Et pour cela, il faut parler le même langage. 

En échangeant sur votre site, les réseaux sociaux, les réunions professionnelles etc, vous montrez une certaine image de vous, vous parlez un langage propre à vous-même. Votre personnalité va parler à certains, pas à d’autres. Si en plus vos compétences correspondent au problème que votre prospect cherche à résoudre, alors c’est bingo !

Je suis persuadée que des prospects me trouvent un peu trop décalée et de ce fait – à tort – moins compétente que mes consœurs. Mais ça ne m’empêche pas de trouver des clients qui s’identifient totalement à ma personnalité. C’est en quelque sorte un tri que je fais volontairement, parce qu’on ne changera pas mon caractère, parce que je ne veux pas dégager une image froide et trop hostile, parce que j’aime les couleurs qui pétillent et qui mettent du peps au quotidien. Quand on me contacte, c’est pour mes prestations et mon style, et ça se vérifie au quotidien (d’où l’utilité des questions « comment m’avez-vous trouvée ? » et « pourquoi moi ? »)

Si le client se retrouve en vous (et pas au sens propre ahahah), il se sentira compris et fera appel à vos services.

Comment créer le profil client idéal ?

En réalité, vous n’aurez pas qu’un seul type de client bien précis, mais 2-3, avec des sous-profils.

Avant tout, faites un brainstorming de ce que vous appelez « client idéal ». Comment l’imaginez-vous ? Quels critères sont rédhibitoires ? Quels critères sont secondaires et peuvent être revus ? Classez-les par ordre de priorité.

Ensuite, mettez-vous dans la tête de vos cibles et demandez-vous pour quelles raisons elles auraient besoin de vos services de télésecrétariat. Pour y arriver, vous aurez besoin de connaître certaines réponses comme nous l’avons vu plus haut. A vous de les étoffer et de les adapter à votre profil.

Par exemple, une jeune avocate de 30 ans mariée avec un enfant en bas âge aura peut-être besoin d’être délestée le mercredi et le vendredi après-midi pour profiter pleinement de sa famille et aller à la piscine. Là, j’ai balayé :

  • sexe,
  • profession,
  • âge,
  • situation familiale,
  • loisirs,
  • situation financière (par déduction de la profession),
  • récurrence des besoins.

Sans avoir à poser des questions intrusives directement à votre prospect, vous pouvez aisément trouver des réponses dans vos échanges, sur son profil LinkedIn etc. Si vous lui prouvez que grâce à vous elle peut concilier vie professionnelle et vie privée, elle ne pourra refuser une collaboration.

Comme vous pouvez le constater, il est très important de déterminer qui est votre client idéal avant de vous lancer tête baissée. Cette étape vous facilitera vraiment votre prospection et la gestion générale de votre entreprise.

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