Voici un article différent des précédents puisqu’il s’agit de l’interview de la société Tilimed, implantée en Isère, spécialisée dans le secrétariat médial, et plus particulièrement dans la facturation.
Souvent sollicitée par des futures secrétaires indépendantes en recherche d’informations sur ce métier relativement récent ; un agenda qui ne désemplit pas : découvrons comment son projet de devenir télésecrétaire a germé, comment elle gère son quotidien, quels sont les éventuels freins auxquels Marine a dû faire face, et ses conseils pour les personnes qui souhaitent aussi devenir assistantes freelance.
17 questions à Tilimed,
facturation médicale en Isère
17 questions à
Tilimed,
facturation médicale en Isère
Que faisais-tu avant de devenir secrétaire indépendante ?
J’étais secrétaire salariée dans deux associations. J’en ai quitté une en avril 2018 et je suis toujours en poste dans l’autre. Je cumule donc deux activités pour un même métier.
Quand et comment as-tu entendu parler du métier de secrétaire indépendante ?
J’ en ai entendu parler grâce au forum des télésecrétaires que j’ai découvert en octobre 2015. C’est en avril 2016 que j’ai franchi le cap !
Quel a été l’élément déclencheur pour te lancer en tant que secrétaire freelance ?
Il y a eu deux éléments déclencheurs. Le premier a été de passer plusieurs entretiens d’embauche, d’entendre que j’avais le meilleur profil, mais que je n’étais pas retenue à cause de mon « manque de disponibilités ».
Le second a été de trouver, par deux fois, des postes compatibles avec mes autres contrats, mais où la mentalité et le mode de fonctionnement étaient totalement contraires à ce dont j’avais l’habitude depuis tant d’années !
T’es-tu lancée progressivement, ou directement à temps plein ?
Je me suis lancée progressivement : avec un 20 h / semaine, le reste de ma disponibilité était consacrée à ma nouvelle activité. Lorsque celle-ci a commencé à être stable, j’ai quitté l’un de mes contrats. Aujourd’hui, je travaille 11 h / semaine en tant que salariée. Je n’ai pas de durée exacte de temps de travail en tant qu’indépendante. Cela va dépendre des périodes.
Où et comment as-tu trouvé des conseils lors de ton installation ? As-tu été suivie par un organisme ?
J’ai suivi les différents conseils du forum des télésecrétaires et j’ai acquis le « pack d’installation », très complet. J’avais déjà une bonne orientation. Avec le choix de mon statut, en coopérative, j’ai bénéficié d’un accompagnement au moment de mon installation.
As-tu une spécialité, ou bien proposes-tu des prestations de secrétaire indépendante très généralistes ?
Je propose des prestations très généralistes, mais je ne me propose pas « tout », n’étant pas à l’aise sur certaines…
Te rappelles-tu de ton premier client ? Comment l’as-tu trouvé ?
Oui ! Mon premier client fait toujours partie de mes clients actuels et j’en suis très fière. Nous collaborons depuis plus de 3 ans. Ancien entrepreneur de ma coopérative, il leur a fait part de sa recherche d’un profil administratif en tant que support dans sa nouvelle activité. La coopérative a tout de suite pensé à moi. Nous avons été mis rapidement en relation !
Comment gères-tu les demandes des clients ? Au fur et à mesure qu’elles arrivent, ou bien tu définis des créneaux bien spécifiques à chacun ?
Au début de mon activité, je traitais les demandes au fur et à mesure de leur arrivée, puisque j’avais le temps. Aujourd’hui, avec le développement de mon activité, je suis obligée de définir des créneaux bien spécifiques. Je regroupe alors plusieurs tâches sur ce même créneau.
Bien entendu, je sais m’adapter (et mes clients aussi) en cas d’urgence.
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D’ailleurs, tes clients sont plutôt réguliers, ou très ponctuels ?
Je distingue plusieurs catégories. Mes clients réguliers pour qui je peux travailler plusieurs heures par semaine. Mes clients réguliers/ponctuels qui me sollicitent chaque mois, mais avec une demande bien précise. Enfin, les clients très ponctuels, qui me contactent sur une période de l’année bien spécifique. Je peux faire beaucoup d’heures sur deux ou trois mois et ne pas intervenir le reste de l’année, par exemple.
Quels sont tes outils indispensables (sites web, logiciels…) pour gérer tes missions de secrétaire indépendante ?
Toggl ! C’est l’outil indispensable qui me permet de suivre mon temps et connaître le temps passé sur chaque dossier pour chaque client. C’est totalement transparent pour le client et pratique pour la facturation…
Un gestionnaire de messagerie, tel que Thunderbird est aussi très pratique, puisque je regroupe une dizaine d’adresses différentes.
Comme je travaille exclusivement à distance, il m’est très utile d’avoir un coffre partagé avec mes clients. J’ai choisi Nextcloud, qui est un logiciel libre et plus sécurisant que Dropbox ou Google Drive (absolument pas libres pour le coup!).
Pour le reste, ce sera un pur confort matériel avec une souris ergonomique (verticale), un siège également ergonomique, un repose-poignet et un écran fixe pour ne pas travailler sur celui de mon portable.
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En quoi dirais-tu que tu es différente des autres secrétaires indépendantes ?
Je ne sais pas quelle est ma différence. J’ai tendance à trouver des similitudes par rapport à d’autres secrétaires indépendantes, ce qui me permet de bien accrocher, d’être en contact régulier et de leur proposer des contrats sur lesquels je ne peux plus intervenir par manque de disponibilités.
Selon toi, quel est le principal avantage d’être secrétaire indépendante ?
J’en vois plusieurs : être maître de son propre agenda, être utile pour plusieurs entrepreneurs à la fois, découvrir les métiers de chacun, apprendre tous les jours, choisir ses missions.
Comme tout métier, il y a bien un côté négatif : quel est selon toi le plus difficile dans le fait d’être secrétaire freelance ?
Ce ne serait pas une difficulté, mais plutôt une frustration. Je ne parlerai pas de certain.e.s qui facturent des prix ridiculement bas et cassent notre métier, mais plutôt de celles et ceux qui se disent secrétaire tout en faisant de nombreuses fautes d’orthographe. Cela donne l’impression que n’importe qui peut se lancer du jour au lendemain sur ce métier, que c’est facile et sans effort…
A quel point es-tu « virtuelle » ? Travailles-tu à distance uniquement ? Sur site ? Les deux ?
J’ai fait le choix de travailler exclusivement à distance et je suis très fière de cette décision.
Comment gères-tu l’équilibre travail – vie personnelle ?
Je sais faire des pauses au cours de ma journée, ne pas travailler en permanence (avoir un horaire de début et de fin de journée). Je prends également le temps de voir mes ami.e.s, de partir en vacances pour avoir une vraie coupure et j’évite de travailler les week-ends. Les rares fois où cela arrive sont lorsque je travaille moins la semaine… Finalement, cela s’équilibre.
Si c’était à refaire, changerais-tu quelque chose ?
Non. J’ai pu commettre des erreurs de parcours, mais cela a permis de déterminer ce que je veux et ne veux pas accepter dans mon travail.
Quels conseils donnerais-tu à une personne qui souhaite devenir secrétaire indépendante ?
- ne pas avoir peur d’assumer ses choix, quitte à refuser certains contrats,
- avoir une pièce dédiée à son activité.
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Bonjour
Je viens de prendre connaissance de tous vos commentaires excellent.
Par contre je ne trouve pas de commentaire concernant les facturieres car je suis dans la création d’une micro-entreprise en tant que secrétaire médicale pour de la facturation avec les professions de santé en autre idel.
Ma question est : quel logiciel et qui fait la demande ?