Vous savez que vous avez besoin de déléguer une partie de votre administratif. Le problème n’est plus vraiment de savoir s’il faut déléguer. Vous avez déjà fait ce constat. Le problème, c’est plutôt :
Parce qu’entre les profils, les prestations et les façons de travailler, il n’est pas toujours évident de savoir laquelle correspondra à votre entreprise.
Et une recherche sur Internet ne suffit pas forcément à faire le bon choix. Voici les critères que je regarderais à votre place.
Avant de chercher une collaboratrice, définissez vos besoins
Avant de comparer les prestataires, prenez le temps de définir quelles missions confier à votre secrétaire indépendante. Pas besoin de tout prévoir dans le moindre détail. Notez simplement les tâches concernées.
Cette liste n’est évidemment pas exhaustive. L’objectif est simplement de mettre noir sur blanc tout ce qui occupe votre temps afin d’identifier ensuite ce qui pourrait être confié à une personne extérieure.
Où trouver une secrétaire indépendante
J’ai envie de dire : vous l’avez trouvée, vous êtes au bon endroit 😁
Plus sérieusement, vous pouvez commencer par votre propre réseau : demandez autour de vous : clients, fournisseurs, partenaires, confrères ou autres entrepreneurs. Une recommandation permet souvent d’obtenir un premier retour concret sur la façon de travailler d’une prestataire.
Mais ce n’est évidemment pas la seule possibilité. Une recherche sur internet vous permettra de découvrir des professionnelles qui travaillent à distance et peuvent intervenir partout en France. Dans ce cas, ne vous contentez pas de regarder la première page de résultats. Prenez le temps de consulter plusieurs profils. L’objectif n’est pas de trouver le plus beau site. C’est de comprendre qui se cache derrière et comment elle travaille.
Vérifiez les missions proposées par les assistantes virtuelles
Une secrétaire indépendante peut proposer de nombreuses prestations.
Mais chaque professionnelle a son propre périmètre. Lisez donc attentivement les services proposés.
Ce dernier point peut paraître étonnant. Elle ne cherche pas à vous promettre qu’elle sait tout faire.
Vérifiez l'expérience et les compétences de votre future prestataire
Vous n’avez pas nécessairement besoin d’une personne qui connaît déjà votre secteur d’activité ou votre logiciel.
Aucune entreprise ne travaille de la même façon. Vous avez vos propres habitudes, vos outils, vos fichiers et parfois même votre fameux tableau Excel dont personne d’autre ne comprend vraiment la logique.
Évaluez son autonomie
C’est probablement l’un des points les plus importants lorsque vous comparez plusieurs prestataires.
Vous cherchez quelqu’un à qui confier une mission. Pas quelqu’un à qui vous devrez expliquer chaque étape, surveiller chaque échéance et rappeler régulièrement ce qui devait être fait.
L’autonomie ne signifie pas ne jamais poser de question. Au contraire. Une bonne professionnelle sait demander une information lorsqu’elle lui manque, identifier un problème et vous alerter lorsqu’une décision est nécessaire. Puis elle avance.
C’est cette combinaison entre questions pertinentes et capacité à agir qui fait souvent toute la différence.
Observez sa façon de communiquer
Vous allez forcément échanger. Beaucoup. Alors observez déjà vos premiers échanges.
- Est-ce que vos demandes sont comprises ?
- Les réponses sont-elles claires ?
- La personne vous pose-t-elle les bonnes questions ?
- Vous signale-t-elle lorsqu’une information manque ?
- Vous explique-t-elle simplement comment elle fonctionne ?
Un premier échange ne permet pas de tout savoir. Mais il donne déjà quelques indications sur la future collaboration.
Vérifiez sa capacité à s'adapter à votre organisation
Vous avez peut-être déjà une organisation qui fonctionne. Votre secrétaire indépendante n’a pas besoin de faire la révolution pour prouver qu’elle est efficace.
Elle doit d’abord découvrir votre fonctionnement et ensuite vous signaler un point qui mérite d’être amélioré si elle en identifie un. Cette capacité à observer avant de prendre des initiatives irréfléchies est importante.
Méfiez-vous des promesses trop belles
Une présentation peut être séduisante. Mais ce n’est pas elle qui fera avancer vos dossiers. Même le plus joli site du monde ne sait pas traiter une commande à votre place. 😉
Soyez donc attentif aux promesses très larges du genre « je peux absolument tout faire ». Administration, commercial, comptabilité, juridique, informatique, 15 logiciels différents et probablement aussi réparer votre imprimante quand elle décide de faire grève…
Une professionnelle sérieuse connaît aussi ses limites. Et elle doit être capable de vous dire simplement « ce n’est pas dans mon domaine ». C’est même plutôt rassurant.
Elle peut alors, si nécessaire, vous orienter vers la personne compétente. Mieux vaut une professionnelle qui connaît ses limites qu’un couteau suisse qui promet de tout faire.
C’est particulièrement important pour les activités réglementées ou les missions qui nécessitent une expertise spécifique. Une secrétaire indépendante ne remplace pas un expert-comptable, un avocat ou un autre professionnel spécialisé.
Ne choisissez pas en fonction du tarif
Le prix fait évidemment partie de votre décision. Mais 2 tarifs ne sont réellement comparables que si les prestations et les conditions d’intervention le sont également. Avant de retenir une proposition, regardez ce qui se trouve derrière le montant annoncé :
- les missions comprises
- le mode de fonctionnement
- le niveau d’autonomie
- les modalités de suivi
- les conditions d’intervention.
Une prestation moins chère n’est pas forcément plus intéressante si elle vous demande davantage de temps de suivi. Et l’inverse est également vrai.
Pour connaître mes propres conditions, vous pouvez consulter mes tarifs de secrétariat.
Testez la collaboration avec une première mission de secrétariat
Même après avoir comparé plusieurs profils, vous ne pourrez jamais tout prévoir. Une collaboration se découvre aussi dans la pratique.
Vous allez rapidement constater si la personne comprend vos demandes, respecte les échéances, retrouve facilement les informations, vous alerte lorsqu’un problème apparaît, avance sans que vous ayez besoin de tout contrôler, s’intègre à votre fonctionnement.
C’est à ce moment-là que la confiance commence réellement à se construire. Une secrétaire indépendante n’a pas besoin d’être parfaite, elle doit surtout être fiable pour les missions que vous lui confiez.
Questions à vous poser avant de choisir
Si vous hésitez encore entre plusieurs prestataires, revenez simplement à ces quelques questions :
Est-ce qu’elle réalise les missions dont j’ai besoin ?
Est-ce que je comprends clairement comment elle travaille ?
Est-ce que nos échanges sont simples et efficaces ?
Est-ce qu’elle semble suffisamment autonome ?
Est-ce qu’elle sait me dire ce qu’elle ne fait pas ?
Est-ce que je me vois lui confier mes dossiers ?
Cette dernière question compte peut-être plus que vous ne le pensez. Vous allez lui transmettre des informations sur votre entreprise, vos clients et votre organisation.
la confiance l'est tout autant
Et si vous avez trouvé la bonne personne ?
Il ne reste plus qu’à commencer simplement. Pas besoin de lui confier toute votre entreprise dès le premier jour.
Une première mission clairement définie permet déjà de voir comment les échanges se passent, comment les informations circulent et si le fonctionnement vous convient. La collaboration pourra ensuite évoluer en fonction de vos besoins.
C’est aussi l’intérêt de travailler avec une professionnelle indépendante : votre organisation peut évoluer avec votre activité.
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