Vous avez travaillé dur pour créer votre entreprise. Elle est en pleine croissance, vous commencez à avoir pas mal de clients, une bonne présence sur internet mais vous souhaitez développer davantage votre activité. Vous n’avez pas assez de 24 heures dans une journée et vous avez besoin de déléguer. En revanche vous ne voulez – ou ne pouvez embaucher une personne au quotidien, et vous songez à une solution flexible.>
Vous vous dites que ce serait pas mal d’avoir une secrétaire de temps en temps, 1 heure par-ci, 2 jours par là. Et puis d’autres entrepreneurs vous ont parlé de leur télésecrétaire dont ils ne pourraient plus se passer. Et là ça fait tilt dans votre tête ! Eurêka : la voilà la solution !
Mais il est délicat de trouver la bonne secrétaire freelance. Lorsque l’on fait la démarche de passer par un prestataire, c’est que l’on a confiance en lui, qu’il est professionnel et 100 % autonome dans sa spécialité. Il y a parfois certaines secrétaires indépendantes qui se lancent sans réelle conviction, suite à un licenciement ou parce qu’elles ne trouvent pas d’emploi salarié. Des personnes qui ne sont tout bonnement pas faites pour être entrepreneures, et/ou qui n’ont pas les compétences pour offrir un travail irréprochable.
Il n’est pas rare que certaines aient du mal à démarrer une mission, qu’elles ne comprennent pas les instructions, et aient besoin d’aide fréquemment – ce qui au final fait perdre du temps et de l’argent au client qui comptait sur une personne autonome pour l’épauler.
Alors bien sûr mes consœurs et moi-même ne pouvons connaître tout sur tout. Chaque entreprise a ses habitudes, ses protocoles, des outils bien spécifiques à prendre en mains. Chaque secteur est différent et il faut à chaque fois s’adapter, mais c’est ce qui rend notre métier enrichissant. Et puis l’erreur est humaine… à petite dose.
Il n’est pas évident de laisser une partie de la gestion de son entreprise à quelqu’un d’extérieur avec toutes ses données plus ou moins confidentielles. Il faut qu’un rapport mutuel de confiance se crée dès le départ entre l’entrepreneur et la télésecrétaire. Alors si vous ne voulez pas débuter par une mauvaise expérience, voici quelques conseils pour trouver la secrétaire indépendante idéale !
Quelques pistes pour trouver votre future télésecrétaire
Références : demandez conseils autour de vous !
Cela doit être le meilleur moyen de trouver une excellente assistante personnelle. Après tout quoi de mieux que l’avis d’un client satisfait ? C’est si simple… Parlez à d’autres entrepreneurs ! Certaines de mes plus importantes missions sont nées d’une recommandation d’un autre client. Il suffit parfois de faire la bonne rencontre, qui amène d’autres rencontres fructueuses. Ne vous attendez pas à ce que ça se fasse du jour au lendemain. On m’a parfois contactée au bout d’un an, mais mieux vaut tard que jamais.
Les secrétaires indépendantes peuvent intervenir auprès de n’importe quelle structure. Alors n’hésitez pas à en parler à vos fournisseurs, votre club de football ou le plombier qui est venu déboucher votre évier dernièrement !
Réseaux sociaux
Si vous êtes adepte des réseaux sociaux tels que Facebook, Twitter, ou le plus professionnel LinkedIn, alors il faut absolument en profiter pour y poster votre demande :
- sur votre mur : sait-on jamais, peut-être que sans le savoir certains de vos contacts ont déjà fait appel à une secrétaire indépendante,
- sur des groupes locaux : si vous cherchez quelqu’un localement pour travailler au sein de votre entreprise (sur site),
- sur des groupes liés à votre activité : pour trouver une secrétaire indépendante qui connait le secteur et qui saura s’adapter rapidement,
- sur des groupes de secrétaires indépendantes : vous aurez énormément de réponses, faites bien le tri ! Mais on pourra vous aiguiller plus facilement vers telle ou telle spécialité si vous avez un besoin spécifique car les télésecrétaires – bien que concurrentes – collaborent volontiers entre elles.
Sites d’emploi : Pôle Emploi, intérim…
L’idée ici n’est pas de mettre une annonce d’embauche, mais d’accéder à des profils de secrétaires. En effet, les télésecrétaires ont souvent le double statut de demandeuses d’emploi et micro-entrepreneures, surtout en début d’activité. J’ai moi-même été inscrite sur Pôle Emploi durant mes 3 ans passés en couveuse car j’étais considérée comme « demandeuse d’emploi en longue création d’entreprise » pour tester mon activité.
Celles qui ne cumulent pas un chiffre d’affaires suffisant pour en vivre peuvent donc rester inscrites à Pôle Emploi. D’ailleurs c’est également pour elles un moyen de prospecter en répondant à des missions à court terme et ainsi faire connaître l’activité de secrétaire freelance.
Annonces sur LeBonCoin
Si LeBonCoin est devenu LE site numéro de petites annonces, c’est que l’on y trouve tout… le meilleur comme le pire. Soit vous postez une demande, au risque d’attirer le pire, soit vous consultez les nombreuses annonces qui vous paraissent intéressantes (en général, les fautes d’orthographe permettent de faire un bon tri… J’ai intérêt à bien me relire avant de publier l’article ahah ), et vous contactez les secrétaires indépendantes qui au premier abord vous semblent sérieuses sur le plan professionnel.
Vous pouvez essayer plusieurs mots-clés comme secrétaire indépendante, secrétaire freelance, télésecrétaire, assistante indépendante, secrétaire à distance, secrétaire à domicile, assistante personnelle, assistante virtuelle – ces 3 derniers termes étant les moins courants.
Si la mission permet d’être réalisée à distance, alors ne vous limitez pas aux annonces de votre département. Ce serait dommage de laisser passer la perle rare à l’autre bout de la France.
Lexiris : l’annuaire des télésecrétaires
S’il y a un annuaire sérieux consacré au métier de secrétaire indépendante, c’est bien Lexiris. En effet, les annonces sont scrupuleusement triées et vérifiées avant publication.
L’autre gros plus, c’est que vous pouvez chercher votre prestataire suivant sa spécialité ou sa localité. Si vous êtes dans le secteur médical et que vous avez besoin qu’on prenne vos RDV à votre place, alors il suffit de chercher dans la section permanence téléphonique médicale. S’il n’est pas possible pour la secrétaire de travailler à distance, alors vous pouvez en trouver une proche de chez vous grâce au répertoire des départements.
Et puis c’est une mine d’informations sur le métier, allez fouiller !
Avant de faire votre choix, soyez prudent
Certaines choses doivent vous alerter lorsque vous allez choisir votre future télésecrétaire.
Fautes de français
Pour moi c’est rédhibitoire. Personne n’est à l’abri d’oublier une coquille dans un texte surtout quand on n’a pas d’oeil extérieur pour corriger. Mais une faute à tous les mots, NON ! C’est un manque total de respect pour les clients.
Vous demandez à votre prestataire de saisir un courrier commercial à envoyer à une mailing list de 2000 contacts. Vous rendez-vous compte de l’image que vous renvoyez, et du manque de sérieuxque cela dégage ?
Alors si vous tombez sur un site ou une annonce qui comporte un nombre incalculable de fautes, FUYEZ !
Un tarif au ras des pâquerettes
Tout travail mérite salaire, mais pas à n’importe quel prix. Méfiez-vous des secrétaires indépendantes qui bradent leurs tarifs. 1 heure de transcription pour 30 euros, c’est de la prostitution quand on sait qu’il faut multiplier par 6 à 8 le temps de travail suivant la qualité d’enregistrement, ce qui reviendrait à 30€ : 6h = 5 € de l’heure, moins les charges ! Et pourtant certaines n’ont aucun scrupule à proposer cela. Autant vous dire que pour si peu je ne me casse pas le coco et préfère lancer Steam ou Netflix !
A moins de 30 € de l’heure, l’activité d’indépendante n’est pas viable. Si elles sont si peu de considération pour leur activité, en auront-elles pour la vôtre ? D’ailleurs pourquoi doivent-elles se brader ? Si la qualité de leur travail était au rendez-vous, elles n’auraient pas besoin de baisser tant… A méditer.
Secrétaire polyvalente oui, mais y’a des limites !
Alors je veux bien qu’on ait parfois plusieurs dizaines d’années d’expérience dans différentes entreprises, sur des postes à plus ou moins de responsabilités. Mais une secrétaire qui vous dit qu’elle est capable de tout faire, de la saisie comptable à la réponse aux appels d’offres, en passant par la maintenance de votre site web, et la rédaction de comptes-rendus en anglais, faut pas pousser ! C’est ce que l’on appelle « manger à tous les râteliers ».
Déjà, la saisie comptable, vous oubliez ! C’est un métier réglementé par l’ordre des experts comptables, et AUCUNE secrétaire indépendante n’est autorisée à l’exercer. Je vous renvoie à l’excellent article de Croquefeuille ci-dessus.
On ne peut pas être parfaite à tous les niveaux. C’est utopique. Mieux vaut éventuellement travailler avec plusieurs télésecrétaires chacune spécialisée dans un domaine, plutôt que de faire confiance à la première venue qui n’aura pas la franchise de vous dire qu’elle ne sait pas faire. D’ailleurs, si elle était professionnelle, elle vous enseignerait une consœur.
Vous ne recrutez pas un salarié
N’oubliez pas en revanche que ce n’est pas un recrutement que vous faites. Nous sommes prestataires de services au même titre qu’un électricien ou une coiffeuse, et pour autant que je sache vous ne leur demandez pas le CV. Pourtant il arrive fréquemment que nous devions justifier de notre expérience tel un interrogatoire, et c’est vraiment désagréable. Je n’ai pas honte de parler de mon ancienne vie en tant que salariée ou de mes diplômes, mais si je suis devenue secrétaire indépendante c’est pour le côté « indépendante ».
N’oubliez pas non plus que nous ne sommes pas des salariées. Nous intervenons suivant notre planning, et n’acceptons pas les liens de subordination. Inutile donc d’imposer des horaires inflexibles et réguliers au risque que cela soit considéré comme du salariat déguisé puni par la loi. Nous n’avons pas à rendre des comptes ni à recevoir de sanctions (manquerait plus que ça ! )
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