On trouve facilement sur internet les durées légales de conservation des documents administratifs personnels, mais quid des papiers de l’entreprise ?
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans à partir de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.
Par exemple, les éléments concernant les revenus de 2018, déclarés en 2019, doivent être conservés jusqu’à fin 2024.
- contrat ou convention conclu dans le cadre d'une relation commerciale, correspondance commerciale : 5 ANS - art. L.110-4 du code du commerce
- garantie pour les biens ou services fournis au consommateur : 2 ANS - art. L.137-2 du code de la consommation
- contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €) : 10 ANS à partir de la livraison ou de la prestation - art. L.134-2 du code de la consommation
- contrat d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers : 30 ANS - art. 2227 du code civil
- document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire...) : 5 ANS - art. L.110 du code du commerce
- document de transport de marchandise : 5 ANS - art. L.110 du code du commerce
- déclaration en douane : 3 ANS - art. 16 du règlement européen n°2913/92 du Conseil du 12/10/1992
- police d'assurance : 2 ANS à partir de la résiliation du contrat - art. L.114-1 du code des assurances
- document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) : 5 ANS à partir de la fin de la protection - art. 2224 du code civil
- dossier d'un avocat : 5 ANS à partir de la fin du mandat - art. 2225 du code civil
- livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d'inventaire... : 10 ANS à partir de la clôture de l'exercice - art. L.123-33 du code du commerce
- pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur : 10 ANS à partir de la clôture de l'exercice - art. L.123-33 du code du commerce
- impôt sur le revenu et les sociétés : 6 ANS - art. L.102 B du livre des procédures fiscales
- bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel : 6 ANS - art. L.102 B du livre des procédures fiscales
- impôts sur les sociétés pour l'EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d'exercice libéral) : 6 ANS - art. L.102 B du livre des procédures fiscales
- impôts directs locaux (taxe foncière, contribution à l'audiovisuel public) : 6 ANS - art. L.102 B du livre des procédures fiscales
- cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE : 6 ANS - art. L.102 B du livre des procédures fiscales
- taxes sur le chiffre d'affaires (TVA et taxes assimilées, impôts sur les spectacles, taxe sur les conventions d'assurance...) : 6 ANS - art. L.102 B du livre des procédures fiscales
- statuts d'une société, d'un GIE ou d'une association (le cas échéant, pièce modificative de statuts) : 5 ANS à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS) - art. 2224 du code civil
- compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe...) : 10 ANS à partir de la clôture de l'exercice - art. L 123-22 du code du commerce
- traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée) : 5 ANS - art. 2224 du code civil
- registre des titres nominatifs, registre des mouvements de titres, ordre de mouvements, registre des procès-verbaux d'assemblées et de conseils d'administration : 5 ANS à partir de la fin de leur utilisation - art. 2224 du code civil
- feuille de présence de pouvoirs, rapport du gérant ou du conseil d'administration, rapport des commissaires aux comptes : 3 derniers exercices - art. L. 225-117 du code du commerce
- bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) : 5 ANS - art. L. 3243-4 du code du travail
- registre unique du personnel : 5 ANS à partir du départ du salarié - art. R. 1221-26 du code du travail
- document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite... : 5 ANS - art. 2224 du code civil
- document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires : 3 ANS - art. L. 244-3 du code de la sécurité sociale et art. L. 169 A du livre des procédures fiscales
- comptabilisation des jours de travail des salariés, sous convention de forfait : 3 ANS - art. D. 3171-16 du code du travail
- comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation : 1 AN - art. D. 3171-16 du code du travail
- observation ou mise en demeure de l'inspection du travail, vérification et contrôle du CHSCT : 5 ANS - art. D. 4711-3 du code du travail
- déclaration d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie : 5 ANS - art. D. 4711-3 du code du travail
Les délais sont portés à 10 ans, en cas d’activité occulte : fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite… Rendez-vous sur le site du ministère en charge des finances pour en savoir plus sur les délais et modes de conservation des documents.
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