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ne perdez plus de temps, organisez la gestion de vos emails

Vous venez de faire les 2 tests précédents sur la réception des emails, et la gestion de leur réponse. Les résultats sont unanimes : vous devez radicalement changer votre façon de gérer votre messagerie électronique.

Tout d’abord, il faut vous enlever de la tête que ne pas répondre à un email dès sa réception n’est pas professionnel ! Être trop réactif quand on travaille, c’est risquer de faire des erreurs si on doit stopper une tâche importante pour la reprendre ensuite en ayant totalement perdu le fil.

J’insiste sur le fait qu’il est nécessaire de dégager des créneaux bien précis dans la journée – 1 le matin et 1 l’après-midi par exemple, et s’en maintenir à cela, sauf urgence particulière.

5 pièges chronophages à éviter quand vous traitez les emails

1 - Arrêtez d'être à l'affût du moindre email

Définissez des plages horaires à intervalles réguliers. Bien sûr tous les métiers ne permettent pas de ne regarder les emails que 2 fois par jour. Adaptez donc un rythme raisonnable en fonction de votre activité.

Pour ce faire, désactivez les notifications, ou mieux : fermez votre messagerie !

2 - Ne vérifiez plus votre boîte en dehors des horaires de travail

Les heures sont les heures ! D’ailleurs c’est valable pour vos jours de repos et les vacances. DÉCONNECTEZ ! 3 raisons à cela :

  • pour votre santé mentale sinon vous ne tiendrez jamais le rythme,
  • pour profiter de votre vie de famille, vos loisirs, et plus généralement tout ce qui ne touche pas à l’aspect professionnel,
  • pour ne pas donner de mauvaises habitudes aux clients : plus on offre de son temps, plus ils en abusent. D’ailleurs pour cette même raison coupez votre téléphone pro et indiquez vos horaires sur le répondeur.
3 - Ne cédez pas à la tentation quand le répondeur est actif

Personnellement, lorsque je reçois une réponse de mon destinataire alors que juste avant j’ai eu une réponse d’absence automatique, je trouve que cela reflète un manque de rigueur dans sa gestion du temps.
Cela lui fait également perdre de sa crédibilité car si les clients sont habitués à recevoir des réponses malgré le répondeur, ils se montreront insistants et déçus le jour où ils n’en auront pas.
De plus, si vous vous contentez de lire sans répondre, sachez que l’expéditeur peut être prévenu s’il a demandé un accusé de lecture ! Et ça, c’est pire que tout !

Gardez votre messagerie fermée, ne cédez pas !

4 - Ne gérez plus les emails par ordre d'arrivée

Face à la boîte mail, on a tendance à ouvrir le premier de la liste. Or les emails professionnels que vous recevez n’ont pas tous la même priorité, surtout quand certaines personnes se contentent de répondre « Ok » ou « Merci » à votre dernier message. 

Jetez un œil rapide à l’expéditeur et à l’objet
pour déterminer s’il est à gérer en priorité.

5 - Tous les emails ne méritent pas une réponse

Ne vous sentez pas obligé de répondre à tous les messages, ou du moins pas forcément par voie électronique. Il y a des sujets qui nécessitent un appel ou une vraie rencontre, pour des questions de confidentialité, ou pour éviter que la barrière de l’écriture n’apporte une certaine confusion pour le destinataire.

Dans tous les cas, demandez-vous si une réponse de votre part apporterait un plus, ou si un autre moyen de communication ne serait pas mieux adapté à la situation.