Conseils pour faire appel à une secrétaire indépendante

Conseils pour faire appel à une secrétaire indépendante

Tôt ou tard, il arrivera un moment où dans votre vie d’entrepreneur vous commencerez à vous sentir dépassé par votre travail. À ce stade, vous aurez probablement assez de clients et un carnet de commandes bien rempli, vous ne serez donc plus préoccupé par la prospection.

Alors, comment déterminer qu’il est temps pour vous de déléguer certaines tâches ? Voici quelques conseils pour faire appel à une télésecrétaire qui saura vous épauler, vous faire gagner du temps, optimiser les actions au sein de votre entreprise.

3 signes qui indiquent que vous avez besoin d'une secrétaire indépendante

Vous prenez du retard avec vos clients

Vous terminez les projets en retard. Vous rallongez les délais. Vous mettez trop de temps à répondre à des demandes de devis ou vos clients ne donnent pas suite. Les missions démarrent de plus en plus tard alors que vos clients sont pressés.

Vous vous sentez épuisé et démotivé

Vous aimez votre travail, mais dernièrement, vous vous sentez trop exténué et n’arrivez plus à avancer. Vous trouvez que vous manquez de temps. La qualité de votre travail se fait ressentir.

Les tâches internes importantes sont délaissées

Vous n’avez pas blogué depuis des semaines, ni envoyé de newsletter ou mis à jour vos médias sociaux ces derniers temps. Vous aimeriez remédier à cela, mais vous ne pouvez pas être au four et au moulin. Votre rêve : des jours de 48 heures, ou quelqu’un pour faire le travail à votre place !

Étapes pour faire appel à une télésecrétaire

  • Listez tout ce que vous faites au sein de votre entreprise et triez par catégories (gestion commerciale, prospection, administratif, médias sociaux, contenu web, etc.),
  • Mettez en évidence ce que vous aimez réaliser, ce que vous détestez, et ce qui vous prend trop de temps mais qui est indispensable au bon fonctionnement de votre entreprise et à son développement,
  • Définissez le profil de la secrétaire indépendante qui correspondrait aux missions que vous souhaitez déléguer (anglais obligatoire, affinités pour la prospection, spécialisation en appels d’offres…),
  • Diffusez une annonce (réseaux sociaux tels que LinkedIn, sites spécialisés dans votre domaine d’activité…) ou consultez les sites de télésecrétaires locales ou à distance,
  • Comparez les propositions, lisez les témoignages, et écoutez votre instinct. Même si vous vous trompez de personne, vous pouvez changer quand bon vous semble. C’est le principe même de faire appel à une secrétaire freelance : aucun contrat ne vous lie sur la durée !
  • Expliquez clairement vos besoins, votre façon de travailler. L’essentiel est d’être précis dès le départ : votre future secrétaire indépendante ne peut pas tout deviner 😉

La communication est la clé d'une bonne collaboration

Vous allez être amené à former votre assistante indépendante – moins ça prendra de temps, et plus vite vous en tirerez des bénéfices. Pour cela, je ne saurais que trop vous conseiller de rédiger noir sur blanc un procédé qui explique étape par étape la marche à suivre pour chacune de vos tâches (logiciel utilisé, délai à respecter, personne à contacter…).

Il est important de communiquer sur vos besoins dès le départ, mais également tout le temps de votre collaboration. Au fur et à mesure que la mission avance, mieux vaut expliquer de suite les choses à améliorer (et celles qui vont  après tout personne n’est contre un compliment !) plutôt que de laisser les choses s’envenimer.

La confiance et la communication sont primordiales pour avancer sereinement :)