Secrétaire indépendante :
osez discuter et présenter votre activité lors de réseaux professionnels
Vous allez prochainement sauter le pas, mais vous avez toujours quelques réticentes et certaines idées préconçues sur le réseautage. Voyons cela ensemble.
N'y allez pas les mains vides : pensez aux cartes de visite !
J’ai participé à mon premier réseau organisé par la CCI un peu comme une touriste. En fait je ne savais vraiment pas à quoi m’attendre, j’ai été prévenue en dernière minute, je venais tout juste d’intégrer ma couveuse et n’avais pas du tout préparé mes supports de communication.
Autant vous dire que ce type d’événement, c’est THE place to be avec la crème du département : des centaines d’invités, un apéro/speed-meeting pendant 2h, suivi d’un repas comme jamais j’en n’avais mangé. C’était l’occasion rêvée. Bref je me souviens n’avoir pas été tellement à l’aise au début en expliquant mon activité débutante sans même pouvoir partager mes coordonnées autrement qu’au dos des cartes de mes propres prospects. Quand j’y repense, j’ai un peu honte… Mais par la suite, la pression est retombée, j’ai tourné cela sur le ton de l’humour (j’avoue, j’ai même menti en disant que l’imprimeur avait du retard de livraison…). Et on m’a malgré tout recontactée très peu de temps après ! D’ailleurs, à chaque fois que j’ai participé à une soirée réseau, j’ai toujours rencontré au moins 1 nouveau client. Mais autant mettre toutes les chances de votre côté comme je l’explique dans l’article secrétaire indépendante : avez-vous vraiment besoin d’une carte de visite ?
Les retombées des réseaux
Quand on intègre un réseau, on pense et espère fortement avoir des retombées immédiates. Alors soyons claires : des retours positifs il y en a souvent, mais ce peut être à plus ou moins long terme. Parfois les prospects trouvent l’idée géniale, ont un besoin immédiat, et reviennent vers vous aussitôt. C’est cool ! Mais d’autres peuvent avoir des besoins plus ponctuels, dans les semaines ou mois suivants, ou bien hésitent à externaliser leur secrétariat, et font silence radio. Dans ce cas là, vous pouvez prendre la température de temps en temps, sans les harceler au risque de les rebuter.
Réseauter prend donc du temps, et si vous êtes persuadée de signer des contrats dans la foulée, vous allez être déçue, car le but de ces rencontres est de nouer des relations et non d’échanger frénétiquement des cartes de visite. De plus, ce n’est pas forcément avec les dirigeants que vous rencontrerez que vous ferez affaire, mais peut-être avec des clients auprès desquels vous aurez été recommandée.
Sachez vendre vos prestations de télésecrétariat
Connaissez vos prestations de télésecrétariat sur le bout des doigts pour mettre en confiance les prospects. Une secrétaire indépendante a quand même des responsabilités importantes. Si vous montrez une certaine hésitation, comment voulez-vous être crédible ?
Plutôt que d’être vague en expliquant que vous faites la même chose qu’une secrétaire salariée, mais en freelance à distance, mieux vaut donner des cas concrets. Ainsi, j’explique que :
- pour mon client agent immobilier : je gère ses annonces, je mets à jour son site web et administre ses réseaux sociaux,
- pour ma cliente coach : je gère son agenda, une partie de l'organisation de ses déplacements, et sa facturation,
- pour une agence de traduction : j'assure sur place la facturation, et à distance la mise en page de documents commerciaux,
- pour une entreprise de BTP : je rédige les devis et factures,
- pour mes clients particuliers : je mets au propre un manuscrit, j'assure les démarches administratives, et gère les annonces de locations saisonnières,
- pour les agences de communication : je fais de la saisie de sous-titrage vidéo et mets à jour des sites web.
La liste est non exhaustive car depuis 4 ans mes missions ont été diverses et variées. Mais j’ai constaté que lorsque les prospects visualisent des tâches bien précises, c’est beaucoup plus clair pour eux, et se projettent plus facilement dans une future collaboration.
Avec l’expérience, vous saurez aussi anticiper les besoins même s’il s’agit de secteurs pour lesquels vous n’avez jamais travaillé. Alors expliquez que votre mission est de leur libérer du temps sur des tâches énergivores (toujours en donnant des exemples), ou qu’ils ne sont pas aptes à gérer, afin de leur permettre de se concentrer sur ce qu’ils font le mieux.
Réseauter n'est pas si compliqué !
Ce sont des gens comme vous et moi
Ce ne sont que des gens, ils ne mordent pas. Rien ne sert d’être nerveuse. Vous ne vous liquéfiez pas de peur quand vous rentrez dans la boulangerie ou que vous passez à la caisse du supermarché alors qu’il y a 3 km de personnes qui font la queue. Là c’est pareil ! Approchez-vous. Ces personnes sont là pour les mêmes raisons que vous, c’est donc dans leur intérêt d’ouvrir leur cercle de discussion et de faire de nouvelles rencontres professionnelles.
Si vous croisez une personne qui semble mal à l'aise, faites le premier pas, ça peut être une bonne approche pour entamer une discussion !
Soyez à l'écoute des personnes qui viennent réseauter
Au contraire si vous êtes totalement à l’aise dans ce type de rencontre et que vous avez la conversation facile, n’en faites pas des tonnes : soyez à l’écoute. Sinon vous risquez de passer pour quelqu’un d’égocentrique, manquant d’intérêt pour autrui, et qui n’est là que pour faire du placement de produit à tout prix.
De plus, si vous ne laissez personne en placer une, comment voulez-vous connaître les activités de chacun, et vous faire une idée des prestations que vous pourriez proposer ? D’ailleurs, c’est ainsi que vous pourrez définir les prospects « de qualité ». J’entends par là que rien ne sert d’essayer de vous vendre à des cibles qui n’ont aucune chance de faire appel à vos services de télésecrétariat. Mieux vaut optimiser ces rencontres en échangeant avec moins de personnes, mais qui ont de réels besoins ou qui ont un carnet d’adresses intéressant.
Ne jugez pas sur les apparences
Parfois, il suffit de lire un titre de poste sur un badge pour conclure que la personne n’aura pas besoin de vos services. Détrompez-vous ! C’est d’ailleurs ainsi que j’ai manqué des mois de collaboration avec une agence de communication que je voulais démarcher mais n’ai pas osé, et qui m’a contactée d’elle-même pour de la sous-traitance sans savoir que je souhaitais travailler avec.
Renseignez-vous sur les personnes rencontrées durant les réseaux
Durant ces meetings, vous devez normalement revenir avec de précieuses cartes de visite (d’ailleurs, si vous n’avez pas la vôtre, c’est ici que ça se passe). La première chose que vous devez faire, c’est vous renseigner plus amplement sur l’activité de chaque contact, et demander une mise en relation sur LinkedIn le cas échéant.
Restez en contact
Il faut battre le fer tant qu’il est chaud : attendez 2 ou 3 jours, et envoyez un email de remerciements en n’oubliant pas de présenter à nouveaux vos services : envoyez votre plaquette ou bien un lien vers votre site internet à jour. Pourquoi ne pas proposer éventuellement une autre rencontre autour d’un café si vous avez senti que le prospect est prêt à externaliser son secrétariat ? La prospection, c’est beaucoup, beaucoup de social quand on est chef d’entreprise.
Evaluez quels événements valent le coup
Participer à des réseaux prend énormément de temps. Certains comme les BNI sont obligatoires, organisés toutes les semaines à heures fixes. Si ça peut convenir à un dirigeant qui a une équipe pour faire tourner l’entreprise en son absence, ça peut être très contraignant pour une secrétaire freelance qui doit mettre son travail en pause. Testez-en plusieurs, évaluez ceux qui en valent la peine et dans lesquels vous vous sentez à votre place. Il ne faut pas que ça devienne une corvée : c’est avant tout un partage convivial.
Le plus difficile est de participer au premier réseau. L'expérience fera le reste. Bonne chance !
Hey !
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C'est ci-dessous que ça se passe !
